GuiGui's Show

Comme client de messagerie (= MUA), j'utilise Thunderbird.

Dans les paramètres globaux d'un compte de messagerie (dans « Synchronisation et espace disque »), et dans les « Propriétés » de chaque dossier (onglet « Règles de conservation »), il est possible de définir la durée maximale de conservation d'un courriel.

Il n'y a pas d'héritage : la durée de conservation d'un dossier ne s'applique pas à ses sous-dossiers. (Même à la réception d'un courriel, même en redémarrant Thunderbird.)

Je doute du bon fonctionnement de ces paramètres. En effet, j'ai d'abord configuré une suppression après 5 ans sur un dossier. Rien ne s'est passé à l'application de cette configuration. Je me suis envoyé un email rangé automatiquement dans ce dossier par mon serveur emails (avec Sieve). Thunderbird a bien supprimé les courriels plus vieux que 5 ans. Uniquement en local, pas sur mon serveur de messagerie (source : un accès SSH et les commandes usuelles ls, find, etc.), il m'a fallu redémarrer Thunderbird pour que cela advienne.

Ensuite, j'ai configuré une suppression après 1 an sur le même dossier. Rien ne s'est passé à l'application de cette configuration. Ni en recevant un email directement rangé dans ce dossier par mon serveur. Ni en déplaçant un courriel existant dans ce dossier (même un fraîchement reçu), y compris via un filtre configuré dans Thunderbird, ni en redémarrant Thunderbird, ni en réparant le dossier (dans ses propriétés).

Bref, deux raisons de ne pas avoir confiance en ces paramètres. (Je n'ai pas essayé le paramètre global car je veux des durées de conservation différentes.)

De plus, je ne suis pas à l'aise avec une suppression automatisée au fil de l'eau, je préfère une suppression déclenchée manuellement afin d'éviter une suppression accidentelle d'un courriel important. (Raison pour laquelle je n'ai pas mis en place une suppression planifiée (= cron) côté serveur de messagerie.)

J'ai donc fait le boulot en cherchant les courriels par date et en les supprimant. Je l'ai fait dossier par dossier car je veux plusieurs durées de conservation en fonction du contenu des dossiers, mais ça aurait tout autant fonctionné avec une recherche globale.

Je suis passé de 5,2 Go / 7,4 Go (serveur / Thunderbird) à 1,3 Go / 2,8 Go, d'environ 211 000 courriels à environ 10 000. J'avais plus de 12 ans d'historique…

Quelques idées de durées de conservation :

• Listes de discussion et autres futilités : 1 an. Note que si tu fais le ménage une fois par an, le 1^er janvier par ex., il faut supprimer tous les courriels antérieurs à ce jour, sinon tu aurais une durée de conservation de deux ans (au 01/01/2026, si tu effaces < 01/01/2025 ‒ un an, alors au 31/12/2026, tu auras deux ans d'historique) ;
  
  
• Notifications administratives (du type "doc disponible dans votre espace en ligne") : 1 an ;
  
  
• Première définition d'une durée pour un dossier fourre-tout / pot-pourri qu'on a la flemme d'examiner en détail : 5 ans (justification ci-dessous).
  
  
• Dossiers en cours et/ou sur lesquels tu pourrais être amené à rendre des comptes (contentieux, échanges pros, dossier sensible, etc.) : 5 ans après la fin. Évidemment, au lieu de garder 5 ans, on peut archiver dès que le dossier n'est plus en cours, cf. infra.

Le délai de prescription en matière civile (= les sociétés auprès de qui t'es consommateur ou tes clients si t'es entrepreneur) est de 5 ans. 2 ou 5 ans (si fraude ou absence de déclaration) envers les organismes sociaux. 3 ou 6 ans (idem) envers le fisc. Ça ne signifie pas que les courriels sont pertinents pendant ces durées : les organismes sociaux envoient souvent des notifications vides qui renvoient vers un fichier PDF disponible sur le web ; c'est ce dernier qu'il faut garder, pas le courriel. Pareil : si t'as une garantie deux ans sur un bien acheté, garder la facture sur ton ordi est bien suffisant.

Objectifs de la démarche :

• On a tendance à tout garder longtemps sans jamais s'en servir. Si besoin de se rassurer, il est possible de constituer une archive avant effacement (ex. : j'ai conservé mon profil Thunderbird, donc je pourrais le restaurer, faire des recherches, etc. normalement en cas de besoin) ;
  
  
• Limiter les dégâts, la fuite de nos données persos, en cas de compromission de nos serveurs de messagerie (ou de nos prestataires de messagerie) ;
  
  
• Réduire la volumétrie, y compris celle des index de recherche, donc accélérer une recherche ou la sauvegarde (je ne fais que des sauvegardes complètes), et payer moins cher l'espace de stockage ou la sauvegarde.